Aider nos clients à prospérer face au changement

Contexte :

Optimiser le processus de prise de rendez-vous avec des clients potentiels. Face à un volume croissant de demandes et à la nécessité de libérer du temps pour les équipes commerciales, l'automatisation de la prise de rendez-vous via un bot vocal intelligent est devenu primordial, l’objectif étant de simplifier le parcours client tout en garantissant une gestion fluide des créneaux horaires disponibles pour des visites en concession.

Objectifs :

1- Automatisation de la prise de Rendez-Vous :
Déployer un bot vocal capable de gérer de manière autonome les demandes de rendez-vous. Ce bot devait être capable de dialoguer avec les clients potentiels, de comprendre leurs besoins, et de proposer des créneaux horaires adaptés, le tout sans intervention humaine.

2- Amélioration de l’Expérience Client :
Un autre objectif clé est d'améliorer l'expérience client en rendant le processus de prise de rendez-vous plus rapide et plus pratique. Le bot vocal doit offrir une interaction fluide et naturelle, afin de mettre les clients à l'aise et de leur fournir une expérience positive dès le premier contact.

3- Optimisation de la gestion des plannings :
Le bot vocal doit non seulement prendre les rendez-vous, mais aussi s'intégrer aux systèmes de gestion des plannings existants. L’objectif était de maximiser l’utilisation des créneaux disponibles, de réduire les annulations et de garantir une organisation optimale des visites en concession.

4- Réduction de la charge de travail des équipes :
En automatisant la prise de rendez-vous, l'objectif est de libérer les équipes commerciales et administratives du concessionnaire des tâches répétitives, leur permettant ainsi de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme la vente ou le conseil personnalisé.

Challenges :

• Développement et entraînement du Bot Vocal, capable de comprendre et de traiter efficacement les demandes des clients a été un défi. Il faut entraîner l'IA pour qu'elle reconnaisse une large variété d'accents, de phrases et de comportements, tout en s'assurant qu'elle puisse répondre de manière pertinente et naturelle.
• Intégration du bot vocal avec les systèmes de gestion des plannings du concessionnaire afin de s'assurer que le bot puisse accéder en temps réel aux disponibilités, tout en respectant les contraintes et les règles spécifiques du concessionnaire.
• Maintien de la qualité de l'interaction entre le bot vocal et les clients essentiel.
• Suivi et optimisation continue :
  Une fois le bot déployé, le challenge est de suivre ses performances et de l’ajuster en fonction des retours clients. Cela inclue l’analyse des interactions pour identifier les points d'amélioration et l'adaptation des réponses du bot pour répondre encore mieux aux attentes des clients.